Executive Overview — Für Entscheider

Zielgruppe: Vorstand, Management, Finanzen, Compliance — kein technisches Vorwissen nötig.
Zweck: Transparenz zu Betrieb, Kosten, Risiken und Freigabebedarf.
Details: Jeder Abschnitt verlinkt auf das vollständige technische Dokument (Audit, Due Diligence).

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Betrieb & Infrastruktur

Services & Kosten

Executive Summary

Kurz: Eine Seite mit allen Anbietern (Render, Cloudflare, Resend, Anthropic/OpenRouter, GitHub, Monitoring) und Richtpreisen.

Warum relevant: Finanzen und Vorstand brauchen einen Ort für „Was kostet uns das?“ und „Was fehlt für optimalen Betrieb?“

Kosten: Prod ~€90–120/Mo; Staging ~€25–40/Mo; AI und E-Mail variabel — siehe Tabelle auf der verlinkten Seite.

Status: Live-Stack dokumentiert; Sentry, Uptime, GitHub Team optional.

Entscheidung nötig: Monatsbudget prüfen (~€100–220 fix + AI/E-Mail variabel)

Plattform-Ökosystem

Executive Summary

Kurz: Das Governance Portal läuft in der EU (Frankfurt) auf Render, Daten in PostgreSQL, Dateien in Cloudflare R2.

Warum relevant: GDPR-konformes Hosting und klare Inhaberschaft von Domains, Billing und Zugängen für die NGO.

Kosten: Render Production ca. €90–120/Monat; Cloudflare R2 nutzungsbasiert (derzeit gering).

Status: Production live; DNS noch auf privatem Cloudflare-Account — Migration auf MQA-Org offen.

Entscheidung nötig: DNS-Migration auf MQA-Cloudflare-Org freigeben (keine zusätzlichen Hosting-Kosten)

Roadmap

Executive Summary

Kurz: Priorisierte Checkliste von Basis-Betrieb bis Enterprise-Operations.

Warum relevant: Zeigt Erledigt vs. Offen — Grundlage für Budget und Risikodiskussion.

Kosten: Phase 1 meist Prozess/Config; Phase 3+ ggf. Monitoring-Tools (~€0–50/Monat).

Status: Foundation teilweise; Staging-Disziplin und automatische Backups offen.

Entscheidung nötig: Phase-1-Punkte priorisieren (Cloudflare-Inhaberschaft, Branch Protection, monatliche Backups)

Environment Inventory

Executive Summary

Kurz: Liste aller Konfigurationsschlüssel (ohne Secret-Werte).

Warum relevant: Audit-Spur für Compliance und Übergabe — ohne Passwörter preiszugeben.

Kosten: Keine — dokumentiert bestehende Dienste.

Status: Wird bei Infra-Änderungen gepflegt.

Entscheidung nötig: Keine — rein informativ

Backup & Restore

Executive Summary

Kurz: Wie Datenbank-Backups erstellt, gespeichert und im Notfall wiederhergestellt werden.

Warum relevant: Schutz von Audit-Daten, Spenderinformationen und Governance-Unterlagen.

Kosten: R2-Speicher für Backups — typisch wenige Euro/Monat.

Status: Skripte dokumentiert; automatischer Monats-Backup noch nicht geplant.

Entscheidung nötig: Automatisches monatliches Backup nach R2 freigeben (geringe Speicherkosten)

Deployment Checklist

Executive Summary

Kurz: Standard-Smoke-Tests nach jedem Production-Deploy.

Warum relevant: Reduziert Risiko defekter Releases für Mitarbeitende und Partner.

Kosten: Nur Entwicklerzeit (~15 Minuten pro Release).

Status: Im Einsatz.

Entscheidung nötig: Keine — operatives Verfahren

Staging Setup

Executive Summary

Kurz: Separate Testumgebung wie Production — sicheres Testen vor Go-Live.

Warum relevant: Experimente betreffen nicht Live-Daten; professionelles Change Management.

Kosten: Zusätzliche Render-Services — Schätzung ~€25–40/Monat.

Status: Services deployed; OAuth und Testdisziplin noch in Arbeit.

Entscheidung nötig: Staging-Budget bestätigen (~€25–40/Monat zusätzliche Render-Services)

Staging Status

Executive Summary

Kurz: Live-Liste der Staging-URLs, Services und offenen Schritte.

Warum relevant: Eine Seite zur Frage „Ist unsere Testumgebung bereit?“

Kosten: Im Staging-Budget enthalten.

Status: Staging online unter staging.portal.mqa.group.

Entscheidung nötig: Keine — Statusbericht

Cloudflare Migration

Executive Summary

Kurz: DNS und Dateispeicher vom Privat- auf den MQA-Organisations-Account verlagern.

Warum relevant: Teamzugang, transparentes Billing, sauberes Offboarding — nicht an eine Person gebunden.

Kosten: R2-Migration erledigt (keine Migrationsgebühr); DNS ohne Mehrkosten.

Status: R2 migriert ✅; DNS-Zone-Migration offen.

Entscheidung nötig: DNS-Cutover auf MQA-Cloudflare freigeben; alte Keys nach T+7 widerrufen

Resend (E-Mail)

Executive Summary

Kurz: Transaktions-E-Mails für Freigaben und Einladungen von governance@mqa.group.

Warum relevant: Prüfer und Mitarbeitende sind auf zeitnahe Zustellung angewiesen.

Kosten: Free Tier 3.000/Mo → Pro $20/Mo bei Bedarf.

Status: Live in Produktion.

Entscheidung nötig: Resend Pro ($20/Mo) nur bei >3.000 E-Mails/Monat

AI-Dienste

Executive Summary

Kurz: Portal-AI nutzt Anthropic API oder OpenRouter — nicht das Claude-Pro-Chat-Abo.

Warum relevant: Trennung zwischen Entwickler-Chat (~$20/Mo) und App-Inferenz (nutzungsbasiert).

Kosten: Typisch €5–200+/Monat; Limits im Anbieter-Dashboard setzen.

Status: API-Keys auf Render; OpenRouter optional.

Entscheidung nötig: API-Kosten monatlich überwachen; Claude-Pro-Abo ≠ App-API-Rechnung

Monitoring

Executive Summary

Kurz: Wie Ausfälle erkannt und Logs geprüft werden.

Warum relevant: Frühwarnung bei Portal- oder API-Ausfall — betrifft Mitarbeitende und Partner.

Kosten: Render-Basismetriken inkl.; externe Tools €0–~€20/Monat.

Status: Render Health Checks; formales Alerting teilweise dokumentiert.

Entscheidung nötig: Entscheiden ob kostenpflichtiges Uptime-Alerting nötig ist

Security Status

Executive Summary

Kurz: Welche Sicherheitsmaßnahmen existieren und was noch verbessert wird.

Warum relevant: NGO verarbeitet sensible Governance- und Finanzdaten; Spender und Auditoren erwarten angemessenen Schutz.

Kosten: Meist Engineering-Zeit; optional Cloudflare Access für Docs ~€0–7/User/Monat.

Status: CRITICAL-Audit-Fixes erledigt; drei HIGH-Punkte auf der Roadmap.

Entscheidung nötig: Offene HIGH-Punkte prüfen (JWT, Legacy-Uploads, IDOR) — kein neuer Vendor nötig

GitHub Flow

Executive Summary

Kurz: Wie Code-Änderungen reviewed, getestet und merged werden.

Warum relevant: Keine ungeprüften Änderungen in Production — Standard bei geförderten IT-Projekten.

Kosten: GitHub Free für private Repos; Branch Protection ggf. Team/Pro (~€4/User/Monat).

Status: CI und Templates aktiv; Branch Protection auf main/develop ausstehend.

Entscheidung nötig: GitHub Team/Pro freigeben falls Branch Protection nötig (~€4/User/Monat)

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Architektur

AI Content Editing

Executive Summary

Kurz: Wie KI-gestütztes Bearbeiten im Portal funktioniert — inkl. Versionierung und Rollback.

Warum relevant: Erklärt KI-Einsatz für Datenschutz- und Kostenrichtlinien.

Kosten: Anthropic API (nutzungsbasiert); Budget-Limits in der App konfigurierbar.

Status: In Production-Features implementiert.

Entscheidung nötig: Anthropic-API-Nutzung — monatliche Kosten in Render/Env überwachen

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Anwendung

Permission System

Executive Summary

Kurz: Wer im Portal was sehen und ändern darf (Rollen und Berechtigungen).

Warum relevant: Funktionstrennung — Finanzen, Management und Feldteams sehen nur Nötiges.

Kosten: Keine zusätzlichen Lizenzen.

Status: Live; am MQA-Rollenmodell ausgerichtet.

Entscheidung nötig: Keine — Referenz für Zugriffssteuerung

Database Restore

Executive Summary

Kurz: Schritt-für-Schritt-Wiederherstellung aus einem Backup.

Warum relevant: Business Continuity — ergänzt das Backup-Runbook.

Kosten: Nur Ausfallzeit; keine Extra-Vendor-Gebühr.

Status: Dokumentiert; manuell getestet.

Entscheidung nötig: Keine — IT-Verfahren

API Clients

Executive Summary

Kurz: Wie externe Systeme oder künftige Integrationen an die API anbinden.

Warum relevant: Transparenz für künftige Integrationsbudgets.

Kosten: Erst bei konkreter Integration.

Status: Referenzdokumentation.

Entscheidung nötig: Keine — Entwickler-Referenz

Performance

Executive Summary

Kurz: Bekannte Performance-Themen und Tuning-Optionen.

Warum relevant: Bei Langsamkeits-Meldungen — ggf. höhere Render-Pläne nötig.

Kosten: Render-Upgrade erhöht monatliches Hosting (siehe Ecosystem-Doku).

Status: Baseline ausreichend; Tuning bei wachsender Nutzung.

Entscheidung nötig: Keine — Optimierungshinweise für Entwickler

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Nutzung dieser Seite

Bedarf	Vorgehen
Schneller Risiko-/Kostenüberblick	Nur die Summaries oben lesen
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Budget-Freigabe	Kosten und Entscheidung nötig pro Box prüfen
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Stand: August 2026 · Wird mit jedem Docs-Deploy aktualisiert.